Simples Nacional e reforma tributária: o que organizar antes de setembro

Setembro passou a exigir preparação, não improviso

O Comitê Gestor do Simples Nacional atualizou a regulamentação para adequar o regime à Reforma Tributária do Consumo. A comunicação do Ministério da Fazenda informa que a CBS e o IBS passam a integrar expressamente as regras de arrecadação, fiscalização e contencioso do Simples. Em regra, as alterações da Resolução CGSN nº 190 produzem efeitos a partir de 1º de janeiro de 2027. Para quem administra uma pequena empresa, a parte mais urgente não é decorar a norma inteira. É entender se existe alguma decisão a preparar e quais informações precisam estar organizadas antes dela.

A principal janela anunciada para 2027 vai de 1º a 30 de setembro de 2026. Ela alcança quem pretende ingressar no Simples Nacional em janeiro de 2027 e também empresas já optantes que desejem recolher CBS e IBS pelo regime regular. São escolhas diferentes, com efeitos diferentes. Quem já está no Simples e pretende manter CBS e IBS dentro do próprio regime, segundo a orientação oficial, não precisa fazer essa opção específica. A primeira providência prática é identificar em qual situação a empresa realmente se encontra.

Separe adesão ao Simples de escolha sobre CBS e IBS

Uma confusão simples pode levar a uma reunião inteira pelo caminho errado. A opção para entrar no Simples Nacional é uma decisão. A escolha de permanecer no Simples, mas recolher CBS e IBS pelas regras do regime regular, é outra. A comunicação oficial descreve esse segundo arranjo como a possibilidade de manter a empresa no Simples enquanto as parcelas de CBS e IBS deixam o Documento de Arrecadação do Simples Nacional e passam a seguir regras próprias de apuração.

Isso não significa que um modelo seja automaticamente melhor. A resposta depende da atividade, do perfil das operações, da cadeia de clientes e fornecedores, dos créditos, da margem e dos custos de adaptação. A Holig não substitui análise contábil ou tributária. O ponto de gestão é anterior: sem faturamento bem classificado, documentos acessíveis e processos conhecidos, o contador recebe uma pergunta ampla demais e devolve uma resposta cheia de condições. Quanto melhor o retrato da operação, melhor tende a ser a conversa técnica.

Monte uma pasta de decisão com dados que já existem

Comece pelo que a empresa já produz. Reúna faturamento por mês, natureza das receitas, principais produtos ou serviços, estados e municípios envolvidos, clientes empresariais e consumidores finais, documentos fiscais, contratos relevantes e despesas que sustentam a operação. Não é preciso criar um sistema complexo para iniciar. Uma pasta organizada e uma planilha conferida já reduzem o tempo gasto procurando informação durante a análise.

Também registre o que não está claro. Existem receitas lançadas em categorias genéricas? Há emissão de documento fiscal fora do processo principal? Alguma venda é feita hoje e entregue depois? A notícia do Ministério da Fazenda informa que a regulamentação vinculou o faturamento, para fins de apuração do Simples, à emissão do documento fiscal que formaliza a operação ou a prestação. A regra também alcança operações para entrega futura e documentos que alterem valores. Essa informação merece validação técnica dentro da realidade de cada empresa.

• Faturamento mensal e receita acumulada nos últimos doze meses.
• Produtos, serviços, localidades e tipos de cliente atendidos.
• Documentos fiscais emitidos, cancelados ou complementados.
• Custos, despesas e contratos que ajudam a explicar a operação.
• Dúvidas e exceções que hoje dependem da memória de alguém.

Leve perguntas concretas para o contador

Uma boa reunião não começa com a frase qual regime paga menos. Ela começa com perguntas delimitadas. A empresa está enquadrada corretamente hoje? Precisa realizar alguma opção em setembro? Quais simulações devem ser feitas para comparar os caminhos disponíveis? Quais dados ainda faltam? Que mudança de sistema, cadastro ou emissão fiscal precisa ser testada antes de janeiro? Essas perguntas transformam uma atualização regulatória em um plano de trabalho.

Peça que as premissas da simulação fiquem registradas. Se o cálculo depende de um volume de vendas, de uma proporção entre clientes ou de determinada forma de crédito, isso precisa aparecer. Depois, a gestão consegue perceber quando a realidade mudou e a conclusão precisa ser revista. Um número sem premissa parece definitivo. Um número com origem, período e condição vira uma ferramenta de decisão.

Organize o cronograma até o começo de 2027

O Ministério da Fazenda informou que pedidos feitos em setembro poderão ser cancelados até 30 de novembro de 2026 nas situações descritas pela regra. Também existe uma janela de 1º a 31 de março para quem quiser optar pelo regime regular de CBS e IBS no segundo semestre de 2027, com efeitos de julho a dezembro e possibilidade de cancelamento até 31 de maio. Datas formais devem ser confirmadas com o profissional responsável, porque atos posteriores podem ajustar procedimentos e prazos.

Do ponto de vista operacional, vale trabalhar de trás para frente. Reserve agosto para reunir dados e mapear dúvidas. Use setembro para concluir análise e formalizar o que for aplicável. Deixe outubro e novembro para conferir a escolha, acompanhar regulamentações e corrigir cadastros. Em dezembro, teste emissão, conciliação e relatórios antes da virada. O calendário diminui o risco de descobrir uma dependência de sistema quando o prazo já está terminando.

A melhor preparação deixa rastro

Toda decisão deveria terminar com um registro curto: situação da empresa, alternativas analisadas, dados utilizados, responsável técnico, escolha realizada, prazo e próxima revisão. Esse documento não precisa ser uma ata solene. Ele serve para evitar que, meses depois, a equipe saiba o que fez, mas não lembre por que fez. Também facilita conversar com sócios, financeiro, contabilidade e fornecedores de sistema usando a mesma base.

A reforma tributária traz complexidade real, mas a resposta da pequena empresa não precisa começar por ansiedade. Ela pode começar por organização. Dados confiáveis, perguntas claras, responsabilidade definida e um calendário simples não resolvem a escolha tributária sozinhos. Eles criam as condições para que a escolha seja analisada por quem tem competência, com menos improviso e mais capacidade de execução.

• Confirme se a empresa está dentro de alguma janela de opção.
• Organize informações antes de pedir uma simulação.
• Registre premissas, responsáveis, prazos e decisões.
• Teste processos fiscais e sistemas antes da data de efeito.
• Revalide toda orientação quando houver nova norma oficial.